Zásady zpracování a ochrany osobních údajů

Pokud jste mým zákazníkem, zájemcem o služby, odběratelem e-mailů, účastníkem akcí nebo návštěvníkem webu, svěřujete mi některé své osobní údaje. V tomto dokumentu vysvětluji, jaké údaje zpracovávám, proč je potřebuji, jak dlouho je uchovávám a jaká máte práva.

1. Kdo je správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

Michal Kolář
IČO: 01409531
sídlo: Riegrova 394/17, 779 00 Olomouc
podnikající fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku
e-mail: michal@onlajncompany.cz
dále jen „Správce“.

Správce nabízí své produkty a služby zejména pod značkou Onlajn Company, případně pod osobní značkou Michal Kolář / Kolami, a provozuje zejména weby kolami.cz a onlajncompany.cz včetně jejich souvisejících stránek a členských sekcí.

Správce nemá jmenovaného pověřence pro ochranu osobních údajů. Ve všech záležitostech týkajících se osobních údajů jej můžete kontaktovat na uvedeném e-mailu.

2. Základní zásady zpracování

Osobní údaje zpracovávám pouze v nezbytném rozsahu a na základě platného právního důvodu. Dbám zejména na jejich přesnost, zabezpečení, omezení doby uložení a transparentnost zpracování.

Osobní údaje neprodávám. Předávám je pouze důvěryhodným dodavatelům, pokud je to potřebné pro poskytnutí služby, splnění zákonné povinnosti, ochranu oprávněných zájmů nebo pokud jste k tomu udělili souhlas.

3. Jaké osobní údaje zpracovávám

Podle toho, jaké služby využíváte, mohu zpracovávat zejména:

• identifikační údaje, například jméno, příjmení, uživatelské jméno, IČO a údaje o podnikání,
• kontaktní údaje, zejména e-mailovou adresu, případně telefonní číslo nebo korespondenční adresu, pokud je sami uvedete,
• fakturační a platební údaje, údaje o objednávkách, fakturách, splátkách a stavu plateb,
• údaje o zakoupených produktech, členství, účasti na akcích a využívání členských sekcí,
• obsah komunikace, formulářů, dotazníků, konzultací a zákaznických požadavků,
• podklady, soubory, přístupová oprávnění a další data, která mi předáte pro realizaci individuální služby nebo AI řešení,
• marketingové údaje, například souhlasy, odhlášení, otevření e-mailu, kliknutí na odkazy a zařazení do zájmových skupin,
• technické údaje, například IP adresu, typ zařízení a prohlížeče, identifikátory cookies, navštívené stránky, zdroj návštěvy a základní provozní logy,
• fotografie, audiozáznamy nebo videozáznamy z akcí, pokud jsou pořizovány za podmínek uvedených níže,
• další údaje, které mi dobrovolně sdělíte.

Nevyžaduji, abyste mi bez konkrétního důvodu poskytovali zvláštní kategorie osobních údajů, například informace o zdravotním stavu. Pokud je zpracování takových údajů součástí konkrétního produktu nebo individuální služby, obdržíte předem zvláštní informace a zpracování bude založeno na odpovídajícím právním důvodu.

4. Účely a právní důvody zpracování

4.1 Objednávky, smlouvy a poskytování služeb

Údaje zpracovávám, abych mohl:

• přijmout a vyřídit objednávku,
• dodat digitální produkt nebo zpřístupnit členskou sekci,
• zajistit konzultaci, vzdělávací akci, členství nebo individuální službu,
• vytvořit a provozovat sjednané AI řešení, automatizaci nebo technické napojení,
• komunikovat o průběhu plnění a poskytovat podporu,
• řešit reklamace, odstoupení a další smluvní požadavky.

Právním důvodem je uzavření a plnění smlouvy nebo provedení kroků před jejím uzavřením.

4.2 Účetnictví a zákonné povinnosti

Fakturační, platební a objednávkové údaje zpracovávám pro vedení účetnictví, daňovou evidenci a plnění dalších zákonných povinností. Právním důvodem je splnění právní povinnosti.

4.3 Zákaznická komunikace a ochrana práv

Komunikaci, historii objednávek a související podklady mohu uchovávat pro řešení požadavků, prokazování smluvního vztahu, prevenci zneužití a ochranu právních nároků. Právním důvodem je plnění smlouvy a oprávněný zájem na ochraně práv Správce a jeho zákazníků.

4.4 E-mailový marketing

Pokud jste zákazníkem, mohu vám zasílat informace o obdobných vlastních produktech a službách na základě oprávněného zájmu a pravidel pro obchodní sdělení. Pokud zákazníkem nejste, zasílám vám marketingové e-maily na základě vašeho souhlasu.

Pro přizpůsobení komunikace mohu vyhodnocovat, zda byl e-mail doručen nebo otevřen, na jaký odkaz jste klikli a o jaká témata jste projevili zájem. Nejde o automatizované rozhodování, které by pro vás mělo právní nebo obdobně významné účinky.

Z odběru se můžete kdykoliv odhlásit pomocí odkazu v každém e-mailu nebo zprávou na michal@onlajncompany.cz. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost předchozího zpracování.

4.5 Kontaktní, registrační a diagnostické formuláře

Údaje z formulářů zpracovávám pro zodpovězení dotazu, vyhodnocení situace, vytvoření požadovaného výstupu, registraci na akci nebo přípravu nabídky. Právním důvodem je váš souhlas, jednání o smlouvě nebo oprávněný zájem podle povahy formuláře.

Pokud formulář využívá AI k vytvoření personalizovaného doporučení, mohou být odpovědi automatizovaně zpracovány za účelem vytvoření tohoto výstupu. Výsledek má informační charakter a nevyvolává vůči vám právní účinky.

4.6 Analytika, bezpečnost a fungování webu

Nezbytné technické údaje zpracovávám pro bezpečný a spolehlivý provoz webů, prevenci útoků, odhalování chyb a vedení provozních záznamů. Právním důvodem je oprávněný zájem na zabezpečení a provozu služeb.

Analytické a marketingové cookies nebo obdobné technologie používám pouze v rozsahu, v jakém to dovolují právní předpisy, zpravidla na základě vašeho souhlasu uděleného prostřednictvím cookie lišty.

4.7 Fotografie a záznamy z akcí

U online nebo prezenčních akcí mohou být pořizovány fotografie, audiozáznamy nebo videozáznamy. O pořizování záznamu a jeho zamýšleném použití vás informuji předem nebo při zahájení akce.

Záznam hlavního programu může sloužit k poskytnutí objednaného obsahu účastníkům. Detailní záběry, reference nebo propagační využití identifikovatelné osoby se opírají o souhlas nebo jiný odpovídající právní důvod. Pokud si nepřejete být zachyceni, sdělte mi to předem nebo organizátorovi na místě.

5. Doba uchování

Osobní údaje uchovávám pouze po dobu potřebnou pro konkrétní účel:

• smluvní a zákaznické údaje po dobu trvání smluvního vztahu a následně zpravidla po dobu promlčecích lhůt, obvykle nejvýše 4 roky,
• účetní a daňové doklady po dobu stanovenou právními předpisy, zpravidla 5 až 10 let podle druhu dokladu,
• údaje v členské sekci po dobu členství a přiměřenou dobu po jeho skončení, není-li u nabídky uvedeno jinak,
• údaje z nezrealizované poptávky zpravidla nejvýše 12 měsíců od poslední komunikace,
• marketingové údaje do odvolání souhlasu, vznesení námitky nebo nejvýše 5 let od poslední aktivní interakce, pokud není souhlas obnoven,
• bezpečnostní a technické logy po dobu nezbytnou k ochraně systémů, zpravidla nejvýše 12 měsíců, pokud incident nevyžaduje delší uchování,
• údaje potřebné k ochraně právních nároků po dobu trvání příslušných lhůt nebo řízení.

Po uplynutí příslušné doby údaje vymažu, anonymizuji nebo jejich zpracování omezím, pokud jejich další uchování nevyžaduje zákon.

6. Cookies a obdobné technologie

Weby mohou používat:

• nezbytné cookies pro základní funkčnost, bezpečnost, přihlášení a uložení vašich voleb,
• analytické cookies pro měření návštěvnosti a zlepšování obsahu,
• marketingové cookies pro měření kampaní a zobrazování relevantní reklamy,
• externí obsah, například vložená videa, který může ukládat vlastní identifikátory.

Nezbytné cookies se používají bez souhlasu, protože bez nich web nebo požadovaná služba nemohou správně fungovat. Ostatní cookies se aktivují podle vaší volby v cookie liště. Souhlas můžete kdykoliv změnit nebo odvolat. Cookies lze spravovat také v nastavení prohlížeče, některé části webu pak ale nemusí fungovat správně.

Podrobnosti o konkrétních cookies a jejich době uložení jsou uvedeny v nastavení cookies na příslušném webu.

7. Příjemci a zpracovatelé

K osobním údajům mohou mít v nezbytném rozsahu přístup zaměstnanci a spolupracovníci vázaní mlčenlivostí a dále dodavatelé, kteří zajišťují zejména:

• webhosting, servery, domény, zálohování a technickou správu,
• fakturaci, objednávkové formuláře a členské sekce, například služby FAPI a související nástroje,
• e-mailing a automatizaci komunikace, například SmartEmailing,
• platební služby a platební brány, například Stripe nebo jiný poskytovatel uvedený při platbě,
• cloudové úložiště, kancelářské a komunikační služby, například Google Workspace,
• webovou analytiku a reklamní systémy, například Google a Meta,
• videohosting, webináře a přehrávání obsahu, například YouTube,
• AI a automatizační služby, například poskytovatelé modelů OpenAI nebo Anthropic, pouze pokud je jejich použití součástí požadované služby,
• účetní, právní nebo jiné odborné služby,
• ochranu, bezpečnost a monitoring informačních systémů.

Konkrétní okruh dodavatelů se může měnit podle používaných nástrojů. Vybírám je s ohledem na jejich důvěryhodnost, zabezpečení a smluvní závazky v oblasti ochrany osobních údajů.

Osobní údaje mohu předat orgánům veřejné moci, pokud mi to ukládá zákon, nebo pokud je to nezbytné pro ochranu právních nároků.

8. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor

Někteří dodavatelé, zejména globální cloudové, analytické, reklamní a AI služby, mohou zpracovávat údaje také mimo Evropský hospodářský prostor.

K takovému předání dochází pouze při splnění podmínek GDPR, zejména na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, rámce EU–US Data Privacy Framework, standardních smluvních doložek nebo jiného zákonného mechanismu. V odůvodněných případech jsou uplatněna doplňková technická a organizační opatření.

9. Zabezpečení osobních údajů

Používám přiměřená technická a organizační opatření odpovídající povaze údajů a rizikům. Patří mezi ně zejména řízení přístupových oprávnění, silná autentizace, aktualizace systémů, šifrovaný přenos, zálohování, bezpečnostní monitoring a omezení přístupu pouze na osoby, které údaje potřebují.

Žádný způsob přenosu nebo ukládání dat nemůže zaručit absolutní bezpečnost. Pokud by došlo k porušení zabezpečení s rizikem pro vaše práva, budu postupovat podle GDPR a splním oznamovací povinnosti.

10. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte podle okolností právo:

• získat potvrzení, zda vaše údaje zpracovávám, a požádat o přístup k nim,
• požádat o opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů,
• požádat o výmaz údajů, pokud již nejsou potřebné nebo je zpracování protiprávní,
• požádat o omezení zpracování,
• získat údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a případně je přenést jinému správci,
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, včetně přímého marketingu,
• kdykoliv odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu,
• nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, které má právní nebo obdobně významné účinky,
• podat stížnost u dozorového úřadu.

Svou žádost můžete poslat na michal@onlajncompany.cz. Aby nedošlo ke zpřístupnění údajů neoprávněné osobě, mohu přiměřeně ověřit vaši totožnost. Na žádost odpovím bez zbytečného odkladu, zpravidla do jednoho měsíce. Ve složitých případech lze zákonnou lhůtu prodloužit, o čemž vás budu informovat.

Právo na výmaz není absolutní. Některé údaje musím uchovat pro splnění právních povinností nebo ochranu právních nároků.

11. Stížnost u dozorového úřadu

Pokud se domníváte, že s vašimi osobními údaji nezacházím správně, budu rád, když mě nejprve kontaktujete, abych mohl situaci prověřit a napravit.

Máte také právo obrátit se přímo na:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
web: https://uoou.gov.cz

12. Obchodní sdělení

Každý marketingový e-mail obsahuje možnost jednoduchého odhlášení. Po odhlášení vám přestanu zasílat obchodní sdělení, mohu vám však nadále posílat nezbytné provozní zprávy související s objednávkou, členstvím, platbou, bezpečností nebo poskytovanou službou.

Proti přímému marketingu můžete kdykoliv vznést námitku. Po jejím uplatnění již nebudou vaše údaje pro tento účel používány.

13. Údaje dalších osob a věková hranice

Pokud mi předáváte osobní údaje jiné osoby, odpovídáte za to, že k tomu máte odpovídající oprávnění a že jste tuto osobu informovali o předání údajů.

Produkty a služby nejsou bez výslovného uvedení určeny dětem. Pokud je pro konkrétní službu potřeba zpracovat údaje dítěte, bude zajištěn odpovídající právní důvod a informace pro zákonného zástupce.

14. Změny těchto zásad

Tyto zásady mohu aktualizovat zejména při změně používaných služeb, účelů zpracování nebo právních předpisů. Aktuální znění bude vždy dostupné na této stránce. Pokud by změna podstatně ovlivnila vaše práva nebo způsob zpracování, budu vás vhodným způsobem informovat.

Tyto zásady zpracování a ochrany osobních údajů jsou účinné od 1. ledna 2021.